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Como conseguir uma auditoria de certificação bem-sucedida?

Como muitos já devem saber eu trabalho há mais de 15 anos na área da #foodsafety. Na minha carreira profissional já estive do lado do auditado como do lado do auditor e confesso que prefiro de longe estar do lado do auditor!!!

Existem muitas razões, mas uma delas é que ser auditado numa #auditoria de certificação, seja em qual esquema for, é sempre um momento de muito stress. Geralmente está envolvido imenso trabalho, desenvolvido durante um ano inteiro (quando o ciclo de certificação é de 12 meses) e que vai ser avaliado durante 1, 2 ou mais dias por uma pessoa externa (ou equipa), que pode não ter tanto conhecimento do processo como nós.

O sistema até pode estar “afinado” e tudo a funcionar “sobre rodas” na empresa, mas existem certos pormenores para que a auditoria seja bem-sucedida. Já li vários artigos sobre este assunto com muitos bons conselhos. Por isso, ao refletir sobre eles cheguei também à minha própria conclusão sobre os alguns comportamentos negativos que considero que devemos mesmo evitar durante uma auditoria:

  1. Não falar demasiado. Nas empresas que já auditei encontrei muitos profissionais que gostam muito do seu trabalho e que gostam de falar sobre o que fazem. Mas numa auditoria falar demasiado sobre o processo e o seu trabalho pode ser perigoso. Como assim? Ao falar demais sobre um processo, uma máquina ou até um produto, ou seja, sobre coisas que o auditor nem perguntou pode levar a uma série de perguntas que nem sempre têm resposta e que facilmente podem originar em não-conformidades.
  2. Não tentar iludir ao auditor. Todos conhecemos a expressão “A mentira tem perna curta”. E numa auditoria encaixa-se na perfeição. Tentar ocultar a verdade ao auditor sobre determinado requisito para evitar ter que explicado demasiado ou ter de enfrentar as consequências, é um comportamento a evitar. A verdade virá ao de cima mais cedo ou mais tarde e garanto-vos que as consequências serão bem maiores. Vou contar um exemplo muito simples: Durante uma auditoria a uma empresa embaladora de frutas, ao questionar sobre o procedimento de formação de acolhimento de novos colaboradores, o auditado respondeu-me que não existiam novos colaboradores naquela campanha. Durante a visita às instalações falei com alguns operadores, o que verifiquei mais tarde que eram novos operadores e que não tiveram qualquer formação de acolhimento. Neste caso, a não-conformidade é inevitável e poderá ter consequências em outras áreas para alem da formação.
  3. Não discutir com o auditor sobre um requisito específico. Não estou a falar da discussão normal quando existe um ponto de vista diferente do auditor ou quando achamos que o auditor não está a entender o nosso procedimento. Estou a falar quando alguém discute com auditor sobre a necessidade da existência de determinado requisito. Por exemplo, já estive numa auditoria, em que o auditado me perguntou porque é que tinha de registar a razão das alterações dos documentos. Para ele dava muito trabalho e era inútil. Apesar de alguns esquemas de certificação serem voluntários, caso uma empresa se comprometa a implementar os seus requisitos, todos os requisitos são obrigatórios. Neste caso, a opinião pessoal não tem muito relevância. Devemos guardar essas opiniões para mais tarde.
  4. Não ser agressivo com o auditor. O auditor não é um inimigo, que só quer levantar não-conformidades. É certo, que o auditor está ali para avaliar, confrontar e fazer perguntas. Mas é o trabalho dele. Em última análise, a empresa auditada é que contratou o auditor. Devemos trabalhar em harmonia com o auditor e tentar perceber o ponto de vista dele. Se não concordamos com a sua análise, devemos tentar explicar de outra forma e com novas evidências de forma calma e assertiva. Não devemos considerar uma não-conformidade como um ataque pessoal. A agressividade só vai aumentar a tensão entre as partes e vai tornar o tempo de auditoria um verdadeiro martírio.

Para terminar, quero mencionar alguns pontos adicionais que não queria deixar de referir:

  • Conheça bem o referencial em que vai ter auditoria – inscreva-se em formações, workshops, fóruns, etc. Não fique com duvidas. A auditoria de certificação não é formação. Não espere o momento da auditoria para esclarecer dúvidas com o auditor. Não é do âmbito das competências de um auditor esclarecer a aplicação de determinado requisito.
  • Devemos considerar o resultado de auditoria como uma oportunidade de melhoria contínua.
  • Por último, Não devemos fazer o auditor perder tempo com conversas de ocasião. Sobre este tema já fiz um artigo que coloco aqui o link caso queiram ler ou relembrar:

https://www.linkedin.com/pulse/qual-%C3%A9-maior-dificuldade-que-um-auditor-enfrenta-uma-quina-ribeiro/

E vocês? São auditores ou auditados? Têm mais algum ponto de vista a acrescentar.

Por favor, partilhem nos comentários.

Obrigada.

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